Archive for ‘howtos’

März 25, 2014

Einführungs- und Abschlußtexte voreinstellen

Es gibt gelegentlich die Frage, ob man  Einführungs- und Abschlußtexte für Dokumente vorbelegen kann. Das heisst, wenn eine neue Rechnung erstellt wird, soll diese gleich einen vom Benutzer einmal festgelegten und vorbereiteten Standardtext voreingestellt bekommen. Das geht mit Kraft natürlich, nur ist das zugegebenerweise etwas versteckt.

Hier also die Schritt-für-Schritt Anleitung:

Die Standardtexte werden für jeden Dokumenttyp eingestellt, dh. eine Rechnung erhält einen anderen Standardtext als ein Angebot. Um die Vorlagetexte zu editieren, muss ein vorhandenes (oder neu erstelltes) Dokument geöffnet werden. Dann, um einen Einführungstext für den Dokumentkopf zu erstellen, muss auf den Kopfbereich gewechselt werden. Dann wird per Schaltfläche „Vorlangen Anzeigen“ in den Vorlagen-Auswahlmodus gestellt.

Image

Vorlagetext anlegen.

Auf dem Beispielbild gibt es noch garkeine Textvorlage, also auch keinen Standardtext für den Dokumenttyp „Angebot“. Daher wird die Information in dem roten Feld angezeigt.

Ein Klick auf den Knopf mit dem Pluszeichen (Pfeil im Bild) öffnet einen Editor, mit dem ein neuer Text eingegeben werden kann.

Wichtig ist nun der Name dieses Textes, der in dem Editor im oberen Textfeld eingegeben werden kann. Als voreingestellter Text für neue Dokumente wird von Kraft der Text mit dem Namen „Standard“ verwendet.

Um also einen Standardtext für diesen Dokumenttext anzulegen, muss nur ein Vorlagetext mit dem Namen „Standard“ erzeugt werden. Das kann für jeden Dokumenttyp gemacht werden, und dieser Text wird dann bei neu angelegten Dokumenten des Types ausgewählt.

Natürlich können pro Dokumenttyp auch noch andere Vorlagetexte mit anderen Namen angelegt werden, die bei Bedarf ausgewählt werden können. Dazu wird der Name in der Liste ausgewählt und ein Klick auf den Pfeil übernimmt den Text in das bearbeitete Dokument.

 

 

Februar 21, 2013

Nummernkreise in Kraft

Heute soll mal eine kleine Reihe Wie macht man XY mit Kraft? gestartet werden. Dazu sollen soll mal das Format von (Rechnungs-)nummern in Kraft etwas unter die Lupe genommen werden.

Zumindest jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer zur Identifikation. Auch für andere Dokumente wie Angebote bietet sich das an, damit man genau weiß, über welches Dokument gesprochen wird. Die Nummern müssen fortlaufend sein, es gibt da Vorschriften.

Um das ordentlich zu machen, gibt es in Kraft die sogenannten Nummernkreise. Das Herzstück davon ist ein Zähler, der automatisch mit jedem erstellten Dokument hochgezählt wird. Den allein als Rechnungsnummer zu verwenden ist aber etwas nüchtern, schließlich sollte es vielleicht nicht ganz so offensichtlich sein, wie viele Rechnungen in diesem Jahr schon ausgestellt wurden. Viele Firmen kombinieren den Zähler also mit einer Jahreszahl oder einer Wochennummer, dem Tag… Es scheint als wird in der Nummer wirklich Individualität ausgelebt mit ganz eigenen Vorstellungen.

Deshalb kann in Kraft eine Format-Vorlage zum Nummernkreis angegeben werden. Die legt fest, wie eine konkrete Nummer aus dem Nummernkreis gebildet wird. Die deutsche Übersetzung im Nummernkreisdialog ist „Identifizierungsvorlage“. Da steht standardmäßig dieser Wert drin: %i-%yyyy.

Nummernkreis Dialog

Kraft Nummernkreis Dialog

Was steckt dahinter? %i und %yyyy sind Platzhalter, die, wenn eine konkrete Nummer benötigt wird, durch Werte ersetzt werden. %i wird zum Beispiel durch den aktuellen Wert des Zählers ersetzt und %yyyy durch die aktuelle Jahreszahl.

Es gibt noch andere von diesen praktischen Platzhaltern:

  • %yy: Das Jahr zweistellig, also zb. 13 für 2013
  • %w: Die Kalenderwoche
  • %ww: Die Kalenderwoche zweistellig, ggf. mit führender Null
  • %d, %dd: Der Tag im aktuellen Monat, ebenfalls ggf. mit führender Null
  • %M, %MM: Die aktuelle Monatszahl
  • %w: Die Kalenderwoche
  • %type: Der Dokumenttyp, zb. Rechnung oder Angebot

Für den %i Platzhalter gibt es noch eine Besonderheit: Die Anzahl der angegebenen i’s ergibt die Breite der Ausgabe mit führenden Nullen. %iiii formatiert beispielsweise die Nummer 28 als 0028.

Neben den Platzhaltern können natürlich auch normale Zeichen verwendet werden, um die Nummer noch bedeutungsschwangerer zu machen. Eine schöne Vorlage wäre so zum Beispiel DZ-%wwx23%iii. Wichtig ist nur, dass das %i genau einmal vorkommt. Alles weitere ist ggf. mit dem Finanzamt zu klären.

Mehr zum Thema natürlich reichlich im Netz, so zb. hier.